SA8000管理體系文件編寫

社會(huì)責(zé)任管理體系應(yīng)該是一個(gè)文件化的體系。社會(huì)責(zé)任管理體系文件是公司為了實(shí)施社會(huì)管理而編寫的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結(jié)合自身性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)化為具體的社會(huì)責(zé)任管理體系文件的過程。按照標(biāo)準(zhǔn)建立的體系文件是公司實(shí)施社會(huì)責(zé)任管理的規(guī)范。
參照ISO10013《質(zhì)量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會(huì)責(zé)任管理體系的文件結(jié)構(gòu)也可分為三個(gè)層次，即：
（1）管理手冊（A層次）
（2）程序文件（B層次）
（3）作業(yè)指導(dǎo)書和記錄（C層次）
各層次的社會(huì)責(zé)任體系文件應(yīng)與第一層次的社會(huì)責(zé)任手冊內(nèi)容對應(yīng)一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實(shí)際情況劃分體系文件的層次不一定都需要三個(gè)層次。 
SA8000標(biāo)準(zhǔn)并沒有明確要求公司編寫社會(huì)責(zé)任管理手冊，公司可以根據(jù)自身特點(diǎn)和需要編寫管理手冊。對于社會(huì)責(zé)任管理基礎(chǔ)比較薄弱的公司，單獨(dú)編寫社會(huì)責(zé)任管理手冊有利于突出重點(diǎn)，強(qiáng)化社會(huì)責(zé)任管理，等到公司社會(huì)責(zé)任管理走上正軌后，逐步同其他管理體系整合在一起，實(shí)現(xiàn)多種管理體系的一體化。

第一節(jié) 體系文件的基本要求

由于社會(huì)責(zé)任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問題:

一、系統(tǒng)性.

體系文件反映了公司社會(huì)責(zé)任管理的特征，對與社會(huì)責(zé)任相關(guān)活動(dòng)的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。在編寫社會(huì)責(zé)任管理體系文件時(shí)，各層次文件應(yīng)涉及社會(huì)責(zé)任管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，應(yīng)從公司社會(huì)責(zé)任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)進(jìn)行。  r& H! _4 v% W2 L3 h

二、權(quán)威性;
體系文件是公司實(shí)施社會(huì)責(zé)任管理和保證社會(huì)責(zé)任因素得到控制的行為準(zhǔn)則，體系文件應(yīng)遵循SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求、國家有關(guān)法律法規(guī)及其他的要求。社會(huì)責(zé)任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內(nèi)部法規(guī)性文件。是指導(dǎo)公司一切活動(dòng)的行為規(guī)范和實(shí)施審核的依據(jù)之一。
三、見證性
社會(huì)責(zé)任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)證實(shí)公司社會(huì)責(zé)任管理體系的運(yùn)行情況。例如，對內(nèi)部審核或外部審核來說，社會(huì)責(zé)任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：.

（1）社會(huì)責(zé)任因素己被識別、重要性已經(jīng)評價(jià)；

（2）有關(guān)活動(dòng)的程序己被確定并得到批準(zhǔn)；

（3）有關(guān)活動(dòng)處于全面監(jiān)督之下；

（4）程序文件更改處于受控狀態(tài)。

四、適用性
社會(huì)責(zé)任管理體系文件應(yīng)充分反映出公司活動(dòng)的特點(diǎn)、公司規(guī)模、社會(huì)責(zé)任因素的類別、技術(shù)水平以及人員素質(zhì)等因素。社會(huì)責(zé)任問題同時(shí)也是一個(gè)不斷變化發(fā)展的問題，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、法律法規(guī)要求的強(qiáng)化，社會(huì)責(zé)任管理體系也反映出動(dòng)態(tài)特性。為了達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的，確保體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會(huì)責(zé)任管理體系需要不斷跟蹤法律法規(guī)要求及企業(yè)發(fā)展帶來的新變化。

五、符合性
社會(huì)責(zé)任管理體系文件內(nèi)容應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，充分體現(xiàn)出“標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效”。草擬的文件應(yīng)經(jīng)過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會(huì)責(zé)任管理活動(dòng)的客觀需求。
第二節(jié) 體系文件編寫的步驟與技巧
一、體系文件編寫的步驟
每個(gè)公司由于管理水平和人員素質(zhì)各不相同，編寫體系文件的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進(jìn)行。
1.根據(jù)公司需要，開展初始評審，識別社會(huì)責(zé)任因素及重大社會(huì)責(zé)任因素，制訂重大社會(huì)責(zé)任因素清單，編寫社會(huì)責(zé)任初始評審報(bào)告。
2.根據(jù)社會(huì)責(zé)任政策、重大社會(huì)責(zé)任因素及技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性，確定目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。
3.根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求編寫程序，其中標(biāo)有*的為標(biāo)準(zhǔn)要求的程序。
（1）法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序； 內(nèi)容來自中國驗(yàn)廠網(wǎng)
（2）管理評審程序；
（3）員工培訓(xùn)程序；
（4）*對內(nèi)對外溝通程序；
（5）文件記錄管理程序；
（6）應(yīng)急反應(yīng)與準(zhǔn)備程序；
（7）運(yùn)行監(jiān)督程序；
（8）不符合項(xiàng)、補(bǔ)救及糾正行動(dòng)管理程序；
（9）內(nèi)部審核程序。
（10）*童工救濟(jì)行動(dòng)程序；
（11）*童工和未成年工教育程序；
（12）*安全衛(wèi)生管理體系程序；
（13）危害識別、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)與風(fēng)險(xiǎn)控制程序；
（14）*供應(yīng)商、分包商和分供商控制程序。
4.策劃運(yùn)行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書。應(yīng)注意，為了確保重大社會(huì)責(zé)任因素，特別是重大安全衛(wèi)生因素受到控制，避免發(fā)生重大勞動(dòng)糾紛，減少工傷事故和職業(yè)病，應(yīng)對每一個(gè)重大社會(huì)責(zé)任因素建立適當(dāng)?shù)墓芾矸桨负瓦\(yùn)行持制程序。
5.將上述各程序規(guī)定的部門職責(zé)，經(jīng)補(bǔ)充完善后，提煉到管理手冊相應(yīng)的條款中。
6.將上述各程序規(guī)定的主要內(nèi)容，提綱挈領(lǐng)地提煉到管理手冊對應(yīng)的要素中。
7.最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素，此部分應(yīng)寫得詳細(xì)一些。
二、體系文件編寫的技巧
1.編寫社會(huì)責(zé)任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個(gè)小組，每一條線中的手冊、程序和作業(yè)指導(dǎo)書乃至記錄格式都包含在內(nèi)，這樣可以避免前后重復(fù)和矛盾。
（1）第一條線：童工和未成年工
（2）第二條線：強(qiáng)迫勞動(dòng)、歧視和懲戒性措施
（3）第三條線：工作時(shí)間和工資報(bào)酬
（4）第四條線：健康與安全
（5）第五條線：結(jié)社自由和集體談判權(quán)
（6）第六條線：管理體系及供應(yīng)商、分包商和分供商控制
2.編寫社會(huì)責(zé)任管理體系文件也可采取如下的編寫方式:
（1）自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫，這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時(shí)間較長，且可能需要反復(fù)修改。
（2）自下而上的編寫方式。即按基礎(chǔ)性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種方法適用于管理基礎(chǔ)較好的公司，若無總體規(guī)劃容易出現(xiàn)混亂。
（3）從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式。即先編寫程序文件，再編寫管理手冊和基礎(chǔ)性作業(yè)文件。從分析活動(dòng)、確定活動(dòng)程序開始，將SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求與公司實(shí)際緊密結(jié)合，可縮短文件編寫時(shí)間。
第三節(jié) 社會(huì)責(zé)任管理手冊的編寫

社會(huì)責(zé)任管理手冊是根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)和公司社會(huì)責(zé)任政策、目標(biāo)和指標(biāo)，全面地描述公司社會(huì)責(zé)任管理體系的文件，主要供公司內(nèi)的中高層管理人員和提供給客戶以及第三方審核機(jī)構(gòu)審核時(shí)使用，集中表述公司的社會(huì)責(zé)任管理能力。
應(yīng)該注意的是，SA8000標(biāo)準(zhǔn)并沒有要求公司編寫社會(huì)責(zé)任管理手冊，公司可以考慮將社會(huì)責(zé)任管理納入公司的全面管理活動(dòng)中，將社會(huì)責(zé)任管理體系文件和 ISO9000質(zhì)量管理手冊、ISO14000社會(huì)責(zé)任管理手冊或者OHSAS18000職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊整合在一起，以提高公司資源使用的效率和效果，避免重復(fù)建立管理體系，也可以避免責(zé)任沖突和銜接障礙。但是，對于社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)和管理水平較低的公司，單獨(dú)編寫社會(huì)責(zé)任管理體系文件有利于強(qiáng)化公司社會(huì)責(zé)任意識，突出重點(diǎn)，更快更有效地改善社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)和提高社會(huì)責(zé)任管理水平，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)⒍鄠€(gè)管理體系整合在一起。
一、管理手冊的作用
社會(huì)責(zé)任管理手冊是描述公司社會(huì)責(zé)任政策和管理體系的文件，主要是管理體系的概括性表述，是體系文件中的主要文件，也是在實(shí)施和維持體系的正常運(yùn)行中應(yīng)長期遵循的綱領(lǐng)性文件。
社會(huì)責(zé)任管理手冊有以下作用：:
1.描述公司社會(huì)責(zé)任政策、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案，突出公司社會(huì)責(zé)任管理的重點(diǎn)問題。
2.向公司各級管理人員展示公司社會(huì)責(zé)任管理體系的總框架。
3.明確公司各個(gè)部門的職責(zé)和相互關(guān)系。
4.向公司各級管理人員提供查詢所需文件記錄的途徑。
5.向客戶、利益相關(guān)者和第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)展示公司社會(huì)責(zé)任管理能力。)
二、管理手冊的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)
社會(huì)責(zé)任管理手冊的內(nèi)容既要有系統(tǒng)性，又要避免冗長重復(fù)，它對標(biāo)準(zhǔn)各要素內(nèi)容、要素間的關(guān)系和控制程序只需作出原則性規(guī)定。社會(huì)責(zé)任管理手冊在深度和廣度上的要求取決于公司的性質(zhì)、規(guī)模、客戶要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)公司的實(shí)際需要。對于中小型公司，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)公司為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。
1.一般社會(huì)責(zé)任管理手冊的結(jié)構(gòu)格式如下：
（1）適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域：應(yīng)清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。包括公司的行政范圍、地理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。
（2）目錄：應(yīng)列出手冊各章節(jié)的題目和頁碼
（3）公司概況：公司名稱、地址及通訊方法。也可以包括如生產(chǎn)經(jīng)營、目標(biāo)市場、主要客戶、主要背景、歷史和規(guī)模等
（4）術(shù)語和定義：手冊應(yīng)盡量使用公認(rèn)術(shù)語和定義，但需要時(shí)可根據(jù)公司實(shí)際規(guī)定同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語規(guī)定特定含義。
（5）社會(huì)責(zé)任政策：明確提出公司的社會(huì)責(zé)任政策，應(yīng)由最高管理者簽署。
（6）組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限：明確公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置（可給出組織機(jī)構(gòu)圖）、各職能部門職責(zé)權(quán)（可給出職責(zé)分配圖）和隸屬工作關(guān)系。
（7）體系要素描述：對社會(huì)責(zé)任管理體系9個(gè)要素和程序文件的簡要描述。在編寫社會(huì)責(zé)任管理手冊時(shí)，可以將幾項(xiàng)要素合為一體，也可以將每一項(xiàng)要素分別寫出。章節(jié)的順序，一般可按SA8000標(biāo)準(zhǔn)各體系要素的順序編排。
2.管理手冊中應(yīng)包含與標(biāo)準(zhǔn)要求相對應(yīng)的內(nèi)容，如果中小企業(yè)把社會(huì)責(zé)任管理手冊和程序文件合在一起，則本部分就是整個(gè)體系的文件化程序;若公司決定把社會(huì)責(zé)任管理手冊和程序文件分為各自獨(dú)立的部分，則此時(shí)在手冊中只需作簡要的描述，具體內(nèi)容包括下列幾點(diǎn):
（1）概述：闡明該要素的目標(biāo)和實(shí)施該要素應(yīng)遵循的準(zhǔn)則。
（2）職責(zé)：描述該要素的主管部門及接口關(guān)系部門的職責(zé)和角色。
（3）控制要點(diǎn)：應(yīng)盡量貼近公司的實(shí)際操作情況，按標(biāo)準(zhǔn)要求寫。
（4）相關(guān)文件：附上相關(guān)程序文件編號和名稱，為程序文件提供查詢途徑。
對于要求制定程序的要素，應(yīng)簡要描述，詳見程序；對于無程序要求的要素（如社會(huì)責(zé)任政策、目標(biāo)與指標(biāo)、公司機(jī)構(gòu)與職責(zé)、管理評審等）盡量在手冊一級文件中敘述清楚。
三、管理手冊的編寫程序:
編寫管理手冊不同于其他層次文件，一方面它要按照管理的理論，總結(jié)公司社會(huì)責(zé)任實(shí)踐，提煉公司社會(huì)責(zé)任管理的經(jīng)驗(yàn)；另一方面它又要按照SA8000標(biāo)準(zhǔn)的要求，對公司現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行繼承和自我完善，為公司社會(huì)責(zé)任管理的適用性和有效性提供條件私規(guī)范。一般編寫程序如下：
1.通過初始評審，了解公司社會(huì)責(zé)任管理的歷史和現(xiàn)狀，明確公司社會(huì)責(zé)任管理的優(yōu)勢和不足。
2.明確公司社會(huì)責(zé)任管理的原則、目標(biāo)和定位，明確公司社會(huì)責(zé)任管理目標(biāo)是符合法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，還是成為行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。
3.提出公司社會(huì)責(zé)任管理的架構(gòu)和模式，提供足夠資源，完善社會(huì)責(zé)任管理職責(zé)和權(quán)限。
4.確定手冊結(jié)構(gòu)和框架，結(jié)合程序文件，逐步編寫完成手冊。
四、社會(huì)責(zé)任管理手冊范例社會(huì)責(zé)任管理手冊
任命書
為了建立、實(shí)施和維持公司社會(huì)責(zé)任管理體系，確保公司運(yùn)作符合國家勞動(dòng)法規(guī)和SA8000國際標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)改善公司社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)，經(jīng)研究決定，任命HR Man先生為公司社會(huì)責(zé)任管理者代表，自簽發(fā)之日起生效。;