SA8000管理體系文件編寫

社會責任管理體系應(yīng)該是一個文件化的體系。社會責任管理體系文件是公司為了實施社會管理而編寫的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結(jié)合自身性質(zhì)和特點，將標準要求轉(zhuǎn)化為具體的社會責任管理體系文件的過程。按照標準建立的體系文件是公司實施社會責任管理的規(guī)范。
參照ISO10013《質(zhì)量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責任管理體系的文件結(jié)構(gòu)也可分為三個層次，即：
（1）管理手冊（A層次）
（2）程序文件（B層次）
（3）作業(yè)指導書和記錄（C層次）
各層次的社會責任體系文件應(yīng)與第一層次的社會責任手冊內(nèi)容對應(yīng)一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實際情況劃分體系文件的層次不一定都需要三個層次。 
SA8000標準并沒有明確要求公司編寫社會責任管理手冊，公司可以根據(jù)自身特點和需要編寫管理手冊。對于社會責任管理基礎(chǔ)比較薄弱的公司，單獨編寫社會責任管理手冊有利于突出重點，強化社會責任管理，等到公司社會責任管理走上正軌后，逐步同其他管理體系整合在一起，實現(xiàn)多種管理體系的一體化。

第一節(jié) 體系文件的基本要求

由于社會責任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時應(yīng)注意以下幾個問題:

一、系統(tǒng)性.

體系文件反映了公司社會責任管理的特征，對與社會責任相關(guān)活動的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。在編寫社會責任管理體系文件時，各層次文件應(yīng)涉及社會責任管理體系一個邏輯上獨立的部分，應(yīng)從公司社會責任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)進行。  r& H! _4 v% W2 L3 h

二、權(quán)威性;
體系文件是公司實施社會責任管理和保證社會責任因素得到控制的行為準則，體系文件應(yīng)遵循SA8000標準要求、國家有關(guān)法律法規(guī)及其他的要求。社會責任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內(nèi)部法規(guī)性文件。是指導公司一切活動的行為規(guī)范和實施審核的依據(jù)之一。
三、見證性
社會責任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認證機構(gòu)證實公司社會責任管理體系的運行情況。例如，對內(nèi)部審核或外部審核來說，社會責任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：.

（1）社會責任因素己被識別、重要性已經(jīng)評價；

（2）有關(guān)活動的程序己被確定并得到批準；

（3）有關(guān)活動處于全面監(jiān)督之下；

（4）程序文件更改處于受控狀態(tài)。

四、適用性
社會責任管理體系文件應(yīng)充分反映出公司活動的特點、公司規(guī)模、社會責任因素的類別、技術(shù)水平以及人員素質(zhì)等因素。社會責任問題同時也是一個不斷變化發(fā)展的問題，隨著科學技術(shù)的進步、法律法規(guī)要求的強化，社會責任管理體系也反映出動態(tài)特性。為了達到持續(xù)改進的目的，確保體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責任管理體系需要不斷跟蹤法律法規(guī)要求及企業(yè)發(fā)展帶來的新變化。

五、符合性
社會責任管理體系文件內(nèi)容應(yīng)符合標準的要求，充分體現(xiàn)出“標準要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效”。草擬的文件應(yīng)經(jīng)過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會責任管理活動的客觀需求。
第二節(jié) 體系文件編寫的步驟與技巧
一、體系文件編寫的步驟
每個公司由于管理水平和人員素質(zhì)各不相同，編寫體系文件的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進行。
1.根據(jù)公司需要，開展初始評審，識別社會責任因素及重大社會責任因素，制訂重大社會責任因素清單，編寫社會責任初始評審報告。
2.根據(jù)社會責任政策、重大社會責任因素及技術(shù)經(jīng)濟可行性，確定目標、指標和管理方案。
3.根據(jù)SA8000標準要求編寫程序，其中標有*的為標準要求的程序。
（1）法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序； 內(nèi)容來自中國驗廠網(wǎng)
（2）管理評審程序；
（3）員工培訓程序；
（4）*對內(nèi)對外溝通程序；
（5）文件記錄管理程序；
（6）應(yīng)急反應(yīng)與準備程序；
（7）運行監(jiān)督程序；
（8）不符合項、補救及糾正行動管理程序；
（9）內(nèi)部審核程序。
（10）*童工救濟行動程序；
（11）*童工和未成年工教育程序；
（12）*安全衛(wèi)生管理體系程序；
（13）危害識別、風險評價與風險控制程序；
（14）*供應(yīng)商、分包商和分供商控制程序。
4.策劃運行控制程序和作業(yè)指導書。應(yīng)注意，為了確保重大社會責任因素，特別是重大安全衛(wèi)生因素受到控制，避免發(fā)生重大勞動糾紛，減少工傷事故和職業(yè)病，應(yīng)對每一個重大社會責任因素建立適當?shù)墓芾矸桨负瓦\行持制程序。
5.將上述各程序規(guī)定的部門職責，經(jīng)補充完善后，提煉到管理手冊相應(yīng)的條款中。
6.將上述各程序規(guī)定的主要內(nèi)容，提綱挈領(lǐng)地提煉到管理手冊對應(yīng)的要素中。
7.最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素，此部分應(yīng)寫得詳細一些。
二、體系文件編寫的技巧
1.編寫社會責任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個小組，每一條線中的手冊、程序和作業(yè)指導書乃至記錄格式都包含在內(nèi)，這樣可以避免前后重復和矛盾。
（1）第一條線：童工和未成年工
（2）第二條線：強迫勞動、歧視和懲戒性措施
（3）第三條線：工作時間和工資報酬
（4）第四條線：健康與安全
（5）第五條線：結(jié)社自由和集體談判權(quán)
（6）第六條線：管理體系及供應(yīng)商、分包商和分供商控制
2.編寫社會責任管理體系文件也可采取如下的編寫方式:
（1）自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫，這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時間較長，且可能需要反復修改。
（2）自下而上的編寫方式。即按基礎(chǔ)性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種方法適用于管理基礎(chǔ)較好的公司，若無總體規(guī)劃容易出現(xiàn)混亂。
（3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。即先編寫程序文件，再編寫管理手冊和基礎(chǔ)性作業(yè)文件。從分析活動、確定活動程序開始，將SA8000標準要求與公司實際緊密結(jié)合，可縮短文件編寫時間。
第三節(jié) 社會責任管理手冊的編寫

社會責任管理手冊是根據(jù)SA8000標準和公司社會責任政策、目標和指標，全面地描述公司社會責任管理體系的文件，主要供公司內(nèi)的中高層管理人員和提供給客戶以及第三方審核機構(gòu)審核時使用，集中表述公司的社會責任管理能力。
應(yīng)該注意的是，SA8000標準并沒有要求公司編寫社會責任管理手冊，公司可以考慮將社會責任管理納入公司的全面管理活動中，將社會責任管理體系文件和 ISO9000質(zhì)量管理手冊、ISO14000社會責任管理手冊或者OHSAS18000職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊整合在一起，以提高公司資源使用的效率和效果，避免重復建立管理體系，也可以避免責任沖突和銜接障礙。但是，對于社會責任表現(xiàn)和管理水平較低的公司，單獨編寫社會責任管理體系文件有利于強化公司社會責任意識，突出重點，更快更有效地改善社會責任表現(xiàn)和提高社會責任管理水平，在適當?shù)臅r候?qū)⒍鄠€管理體系整合在一起。
一、管理手冊的作用
社會責任管理手冊是描述公司社會責任政策和管理體系的文件，主要是管理體系的概括性表述，是體系文件中的主要文件，也是在實施和維持體系的正常運行中應(yīng)長期遵循的綱領(lǐng)性文件。
社會責任管理手冊有以下作用：:
1.描述公司社會責任政策、目標、指標和管理方案，突出公司社會責任管理的重點問題。
2.向公司各級管理人員展示公司社會責任管理體系的總框架。
3.明確公司各個部門的職責和相互關(guān)系。
4.向公司各級管理人員提供查詢所需文件記錄的途徑。
5.向客戶、利益相關(guān)者和第三方認證機構(gòu)展示公司社會責任管理能力。)
二、管理手冊的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)
社會責任管理手冊的內(nèi)容既要有系統(tǒng)性，又要避免冗長重復，它對標準各要素內(nèi)容、要素間的關(guān)系和控制程序只需作出原則性規(guī)定。社會責任管理手冊在深度和廣度上的要求取決于公司的性質(zhì)、規(guī)模、客戶要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)公司的實際需要。對于中小型公司，可以把管理手冊和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)公司為了便于管理仍把管理手冊、程序文件分開。
1.一般社會責任管理手冊的結(jié)構(gòu)格式如下：
（1）適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域：應(yīng)清楚表明手冊和體系文件的適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。包括公司的行政范圍、地理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。
（2）目錄：應(yīng)列出手冊各章節(jié)的題目和頁碼
（3）公司概況：公司名稱、地址及通訊方法。也可以包括如生產(chǎn)經(jīng)營、目標市場、主要客戶、主要背景、歷史和規(guī)模等
（4）術(shù)語和定義：手冊應(yīng)盡量使用公認術(shù)語和定義，但需要時可根據(jù)公司實際規(guī)定同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語規(guī)定特定含義。
（5）社會責任政策：明確提出公司的社會責任政策，應(yīng)由最高管理者簽署。
（6）組織機構(gòu)、職責和權(quán)限：明確公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置（可給出組織機構(gòu)圖）、各職能部門職責權(quán)（可給出職責分配圖）和隸屬工作關(guān)系。
（7）體系要素描述：對社會責任管理體系9個要素和程序文件的簡要描述。在編寫社會責任管理手冊時，可以將幾項要素合為一體，也可以將每一項要素分別寫出。章節(jié)的順序，一般可按SA8000標準各體系要素的順序編排。
2.管理手冊中應(yīng)包含與標準要求相對應(yīng)的內(nèi)容，如果中小企業(yè)把社會責任管理手冊和程序文件合在一起，則本部分就是整個體系的文件化程序;若公司決定把社會責任管理手冊和程序文件分為各自獨立的部分，則此時在手冊中只需作簡要的描述，具體內(nèi)容包括下列幾點:
（1）概述：闡明該要素的目標和實施該要素應(yīng)遵循的準則。
（2）職責：描述該要素的主管部門及接口關(guān)系部門的職責和角色。
（3）控制要點：應(yīng)盡量貼近公司的實際操作情況，按標準要求寫。
（4）相關(guān)文件：附上相關(guān)程序文件編號和名稱，為程序文件提供查詢途徑。
對于要求制定程序的要素，應(yīng)簡要描述，詳見程序；對于無程序要求的要素（如社會責任政策、目標與指標、公司機構(gòu)與職責、管理評審等）盡量在手冊一級文件中敘述清楚。
三、管理手冊的編寫程序:
編寫管理手冊不同于其他層次文件，一方面它要按照管理的理論，總結(jié)公司社會責任實踐，提煉公司社會責任管理的經(jīng)驗；另一方面它又要按照SA8000標準的要求，對公司現(xiàn)有的管理體系進行繼承和自我完善，為公司社會責任管理的適用性和有效性提供條件私規(guī)范。一般編寫程序如下：
1.通過初始評審，了解公司社會責任管理的歷史和現(xiàn)狀，明確公司社會責任管理的優(yōu)勢和不足。
2.明確公司社會責任管理的原則、目標和定位，明確公司社會責任管理目標是符合法律法規(guī)和標準要求，還是成為行業(yè)領(lǐng)導。
3.提出公司社會責任管理的架構(gòu)和模式，提供足夠資源，完善社會責任管理職責和權(quán)限。
4.確定手冊結(jié)構(gòu)和框架，結(jié)合程序文件，逐步編寫完成手冊。
四、社會責任管理手冊范例社會責任管理手冊
任命書
為了建立、實施和維持公司社會責任管理體系，確保公司運作符合國家勞動法規(guī)和SA8000國際標準，持續(xù)改善公司社會責任表現(xiàn)，經(jīng)研究決定，任命HR Man先生為公司社會責任管理者代表，自簽發(fā)之日起生效。;